Proporcionar e manter a segurança em condomínio requer processos definidos, funcionários e moradores bem treinados e uso de controle de visitas padronizado.
Você já parou para observar quantas pessoas entram e saem do seu condomínio todos os dias? Essa informação é crucial quando o assunto é segurança e, por isso, o controle de visitas se torna essencial.
Mesmo que seu condomínio conte com porteiro, guarita ou alguma tecnologia de acesso, pessoas mal intencionadas podem tentar entrar no ambiente, seja para praticar crimes contra o patrimônio, ou a integridade física de moradores e funcionários.
Para prevenir contra invasões e roubos, ter o controle de acessos, dados e imagens de pessoas que passam pela portaria é fundamental. Se o seu condomínio ainda não conta com um sistema de controle de acesso que registre o histórico de visitantes, veja 5 dicas de como implementá-lo.
Qual a importância de um controle de visitas?
A segurança e utilização de tecnologia tem o objetivo de registrar a vistoria de quem entra e sai do condomínio, assim como promover proteção para todos os moradores — visto que a segurança dos condomínios é um dos principais motivos que levam famílias a escolherem morar em um empreendimento do tipo.
É importante que o condomínio tenha processos de controle de visitas juntamente com utilização de tecnologias e de profissionais, como os porteiros ou central de segurança para gerenciamento desta atividade.
Saiba quais são os principais procedimentos para registrar acessos de visitantes e prestadores de serviço:
Dica 1: Todos que entrarem devem mostrar documento com foto, se seu condomínio utiliza software como ferramenta é indicado que seja inserido aos dados do visitante a foto do rosto do visitante, colhida por câmera de vigilância;
Dica 2: A portaria deve entrar em contato com o morador para averiguar se ele está esperando a visita e apenas o morador pode liberar a entrada;
Dica 3: Importante é identificar e bloquear imediatamente a entrada de ex-colaboradores ou ex-moradores;
Dica 4: É indicado organizar uma lista e identificar convidados de uma unidade para eventos no salão de festas, churrasqueira ou espaço gourmet;
Dica 5: Manter um registro para controlar o horário de entrada e saída dos visitantes e prestadores de serviço.
Essas são algumas formas de planejar e controlar o acesso de visitas, mas existem outros métodos também que podem ser implementados com a utilização da tecnologia da Super Portaria, entretanto, a dica é: independentemente do método, é preciso adotar um procedimento padrão de segurança para acessar o espaço e segui-lo, mesmo que isso gere a resistência e reclamações de alguns moradores.
Como fazer o controle de visitas?
É preciso criar um procedimento padronizado, para isso observe qual grau de controle deseja ter na portaria do seu condomínio. Entretanto, os processos padronizados são:
Identificação: No primeiro contato do visitante ao condomínio, ele deve fornecer nome completo, documento de identificação com foto, falar o objetivo da visita e qual unidade/morador ele visitará.
Confirmação: Após o registro dessas informações, o porteiro (presencial ou remoto) ou a central de segurança deve entrar em contato com a unidade/morador informado e confirmar se ele está esperando visitas.
Liberação: Confirmada a visita pelo morador, o acesso do visitante é liberado. Agora, se o condômino não permitir a entrada, o porteiro deve barrar o acesso, sem exceções. Caso o visitante insista, o porteiro pode até chamar a polícia ou solicitar apoio a central de segurança.
Registro: Com o acesso liberado, o porteiro ou central de segurança deve anotar em um sistema online ou planilha o horário da entrada, o número da unidade que receberá a visita e o horário de saída. Além disso, se o condomínio tiver vaga de carro para visitante e este a utilizar, o funcionário do condomínio deve anotar o modelo do veículo e a placa e registrar o nome de todas as pessoas que estão no meio de transporte.
Conte as ferramentas de um sistema que utiliza a tecnologia para o controle de acesso:
Um excelente controle de acesso depende de três pilares: procedimentos, recursos humanos e tecnologia. Ou seja, é imprescindível contar com sistemas de segurança como câmeras, interfones e até mesmo monitoramento remoto de uma central de segurança, além do porteiro.
Desse modo, a tecnologia da Super Portaria instala os equipamentos necessários. Além dos citados, o condomínio pode contar com entrada por biometria, guarita blindada, iluminação por movimento, aplicativo para controle e outros.
Conte com uma equipe de segurança treinada:
Lembra dos recursos humanos? Então, para ter os 3 pilares de segurança é preciso que a equipe do condomínio seja bem treinada e saiba se sair bem nessas situações, como fazer o cadastro do visitante e aguardar pela autorização do morador para seguir com a liberação do acesso. Leia também no Blog Gestão de Acessos na SUPERPORTARIA, você sabe como funciona?
Além disso os porteiros devem receber treinamento para utilizar as tecnologias disponíveis e saber realizar um cadastro no sistema de controle de acesso, fazer o monitoramento remoto de vagas da garagem para visitas, eventos no salão de festas e uso das áreas comuns.
Documente todos os acessos ao condomínio:
Para se ter o real controle de tudo que acontece no condomínio, é preciso não só registrar a visita, como também documentar o acesso.
É comum haver reclamações dos procedimentos de controle de acesso, mas para gestão e administração da segurança é por meio dessas observações que se consegue saber o momento exato de um acesso indevido.
Existindo na portaria alguma situação de emergência, um relatório ou ocorrência deve ser feito, informando o motivo da quebra de protocolos.
Crie regras para o acesso às áreas comuns do condomínio:
Todo morador tem direito de receber visitas e usar as áreas comuns do condomínio, como o salão de festas, churrasqueira, espaço gourmet (mediante reserva).
Outros espaços, como piscina, academia e brinquedoteca, são mais difíceis de serem monitoradas pela equipe de portaria quando não dispõem de recursos como imagens e sistema de validação como medida de controle para áreas comuns.
Veja no blog Vantagens em utilizar o controle de acesso em áreas de lazer.
Por isso, nesses casos, deve-se fazer uma assembleia para decidir como o acesso a essas áreas será liberado. Um recurso que vem sendo adotado é o reconhecimento facial.